企業はさまざまな個人情報を保有しており、その情報を多くの社員が扱っています。
情報を扱う人数や回数が増えるほど漏えいのリスクは高まるため、管理には細心の注意が必要です。

しかし、情報管理や漏えい予防の重要性は理解しているものの、「具体的な対策は講じていない」という企業もあるでしょう。

この記事では、企業が取り組むべき個人情報の漏えいに関する対策を詳しく解説します。
個人情報漏えいを防ぐ対策を企業に取り入れたいご担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

企業が取り組むべき個人情報の漏えいに関する対策

企業が取り組むべき個人情報の漏えいに関する対策は、以下に挙げる7つです。

1. 【技術面】仕組みで防ぐ
2. 【組織面】ルールを整備する
3. 【教育面】判断力を育てる
4. 【法務・規程面】守るべき基準を明確にする
5. 【管理体制面】責任者と運用体制を明確にする
6. 【運用面】現場で回す
7. 【文化面】価値観として根付かせる

個人情報の漏えいを予防したい企業の担当者様は、ぜひ参考にしてください。
企業における情報漏えいの主な原因を知りたい方は、下記の記事もあわせてチェックしましょう。

【関連記事】企業における情報漏えいの主な原因とは？対策や社員の意識向上法も紹介

対策①：【技術面】仕組みで防ぐ

個人情報漏えいの予防には、ウイルス対策ソフト、アクセス制御、メール誤送信防止機能など、技術面での対策が効果的です。
外部からの不正アクセスによる情報漏えいを防ぐには、OSやソフトウェアを最新の状態に保ち、セキュリティソフトによる防御が欠かせません。
サポート期間の確認や定期的なアップデートを怠らず、防御体制を整えておくことが重要です。

また、メールの誤送信による情報漏えいは、意図せずとも発生してしまいます。
確認不足や誤操作によるメール送信を防ぐためにも、多重チェックやシステムなどの仕組みを活用した対策が有効です。
まずは、ソフトやシステムを用いて、防御体制を整えましょう。

対策②：【組織面】ルールを整備する

人的要因のミスを減らすためには、細かくルールを定めることがポイントです。
社員に対してルールを明示することにより、リスクのある行動を制限できます。
個人情報の漏えい対策に有効なルールは、以下の通りです。

• 離席する際はパソコンをロック状態にする
• 信頼できないメールを不用意に開かない
• 不審な添付ファイル・URLに注意する
• 業務で利用する端末では、信頼性の低い公衆Wi-Fiの利用を避ける　など

ルールがなければ無意識の内に、不用意な行動を起こしてしまう可能性もあります。
ヒューマンエラーを防ぐためにも、組織としてルールを明確に示しましょう。

対策③：【教育面】判断力を育てる

情報漏えいの対策には、社員一人ひとりが意識を持ち、判断力を備えておくのが重要です。
上述のように、上述のように、ルールを整備することは効果的ですが、周知されていなければ十分な効果は得られません。

また、情報管理の必要性や情報漏えいの原因などを理解しておくことも、対策につながります。
情報漏えいの原因や危険性を理解していれば、リスクのある行動を不用意に取らないよう個人で判断することが可能です。

個人情報の扱いに注意を払い、適切な行動および判断ができるよう、教育にも力を入れましょう。
社員教育による情報漏えい対策を強化したい方は、下記の記事もぜひご一読ください。

【関連記事】企業向けメディアリテラシー教育の取り組み法！定着率向上のコツも紹介

対策④：【法務・規定面】守るべき基準を明確にする

秘密保持誓約書や個人情報保護に関する規程を整備し、守るべき基準を明確にすることで、個人情報の漏えい対策につながります。
説明および確認した上で、秘密保持誓約書に署名してもらえば、情報の扱いに対する意識は高まり、より一層身が引き締まるものです。

企業の機密情報をはじめとする、あらゆる重要な情報を漏えいさせないためにも、秘密保持の誓約を結びましょう。

対策⑤：【管理体制面】責任者と対応体制を明確にする

個人の何気ない行動が情報漏えいにつながる可能性もあるため、現場任せにせず、責任者・報告経路・承認権限を明確にして管理体制を整えることが重要です。
実際に情報漏えいが発生した場合の責任は、企業だけでなく社員も追及される場合があります。

企業として管理体制を整えるのは当然ですが、個人の行動を制限して全ての責任を負担できるわけではありません。
社員に対して慎重な行動を促すためにも、責任の所在を明確にしておきましょう。

対策⑥：【運用面】現場で回す

書類や記録媒体の保管場所を限定し、持ち出し・閲覧・廃棄の手順を日常業務の中で徹底することも、情報漏えい対策につながります。
なぜなら、人や防犯カメラの監視下にあれば、情報の紛失や不正な持ち出しを予防できるからです。

もちろん、書類・データを管理するためには整理を徹底し、不要となったものは廃棄する必要があります。
日常の運用ルールを定着させることで、紛失や不正な持ち出しのリスクを下げやすくなります。

対策⑦：【文化面】価値観として根付かせる

情報漏えいを起こさないためには、常日頃の対策を当たり前のものとして一人ひとりに定着させるのが重要です。
人為的ミスを完全になくすことは難しいものの、日頃から注意を促し、確認を習慣化することで防げるミスは少なくありません。

情報の扱いに関する重要性や対策の意識が価値観として根付いていれば、自然と行動に反映できます。
情報漏えいを起こさないという意識を共有し、企業の文化として築き上げましょう。

個人情報の漏えい対策にはネットリテラシー検定がおすすめ

個人情報の漏えい対策の一環としてネットリテラシー検定を活用する方法もあります。
インターネットは非常に便利ですが、使い方を誤ると情報漏えいにも直結します。

ここでは、教育施策の一例として、当機構が実施するネットリテラシー検定の導入事例を紹介します。

ネットリテラシー検定の企業導入事例

こちらは、印刷業および広告・宣伝の企画制作を行っている企業による、ネットリテラシー検定の導入事例です。
業務の性質上、未公開の顧客情報を扱う機会が多く、情報漏えいを予防する観点からネットリテラシー検定の導入を決めました。

同社では、ネットリテラシー検定の導入目的・内容・社員の声・導入効果を以下のように整理しています。

社員のリテラシーが高いことを客観的に示せるため、お客様からも安心して依頼できると好評です。
不合格者に対しては再受験を促し、昇給の条件に設定するなど、継続的な検定受験を検討いただいております。
情報漏えいの予防を実現したい企業のご担当者様は、「ネットリテラシー検定とは」をぜひご覧ください。

まとめ：個人情報の漏えい対策を実施して企業リスクを防ごう

個人情報を漏えいしてしまうと、場合によっては企業ブランドや信用を失い、経営にも支障をきたす可能性があります。
リスクを防ぎ、企業や社員を守るためにも、個人情報の漏えい対策を実施しましょう。

なお、当機構が提供しているネットリテラシー検定では、知識の習得だけでなく、現場で生かせるリスクへの対応力を養えます。
個人情報の漏えい対策を社内全体で取り組みたいという企業の担当者様は、ぜひ「企業・団体・学校のご担当者様へ」のページからお問い合わせください。

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